15:36

Как сэкономить на канцтоварах и офисных принадлежностях

Часть документооборота в компаниях происходит в электронном виде. Но на оставшуюся долю приходится определенный расход канцтоваров: бумаги, скоб, скрепок, ручек, маркеров и т. д. Экономить на закупке принадлежностей для офиса можно и нужно. Для этого имеются простые и эффективные способы.

Установка лимитов на канцелярские товары

Нет смысла рассчитывать количество канцелярских принадлежностей на каждый отдел или на всю фирму сразу. Бюджет надо планировать каждый месяц и учитывать только два лимита:

• На нового сотрудника. Вновь пришедшему потребуется больше канцтоваров, чем уже давно работающему. Поэтому в бюджет закладывается сумма превышающая обычные ежемесячные расходы.
• На старого сотрудника (трудится в компании больше одного месяца). Лимит зависит от отдела и среднего расхода. Если канцтоваров будет в избытке, работники начнут к ним относиться небрежно или нести домой. При недостаточном количестве сотрудники будут недовольны, а работа в офисе начнет стопориться.

Такой способ учета целесообразен, потому что каждый месяц количество клерков изменяется. Перерасход возможен в редких случаях: набрано много новых людей на работу, произошел резкий скачок цен у поставщика.

Для руководителя закупка канцелярских принадлежностей проводится отдельно. Обычно расход у него меньший, чем у рядовых сотрудников. Но иногда требуется покупка дорогого пресс-папье или ручки для поддержания статусности перед клиентами.

Бумагу для принтеров в лимиты не включают, поскольку ее закупают коробками по 5 пачек один раз в несколько месяцев. Упаковка выдается на один отдел или кабинет. Несколько коробок с бумагой всегда остаются в запасе на складе, чтобы не возникло ситуации, когда не на чем распечатать важный договор.

Полезные советы по сокращению расходов

Существует немало эффективных способов сэкономить на покупке канцелярских принадлежностей:

• Бесплатная доставка. При покупке товаров через интернет или оптом на складе многие поставщики предлагают бесплатную доставку прямо к офису или в ближайшую точку выдачи.
• Распродажи. Перед 1 сентября цены на канцтовары самые высокие. Затем ажиотаж спадает и гипермаркеты распродают остатки по сниженной стоимости.
• Постоянные поставщики. При стабильном сотрудничестве они делают скидки для клиентов, подкидывают приятные бонусы, дарят подарки по праздникам. И на складе всегда имеется нужная продукция.
• Создание резерва. Всегда необходимо заказывать про запас самые используемые расходники: бумагу, скобы для степлера, чернила или картриджи для принтера, штемпельная краска.

Экономить можно не только на офисных принадлежностях. Оптимизировать работу офиса помогает правильная организация питания сотрудников. Если поблизости нет недорогих кафе или столовой, помогут службы доставки готовой еды. По ссылке можно выбрать меню для всего коллектива, а также заказать на дом правильное питание с доставкой по Москве.