При найме жилья у гражданина понадобятся договор и расписка
ВОПРОС: Наши работники в командировке снимали
квартиру у физического лица. По возвращении они приложили к авансовому
отчету только договор найма жилого помещения, заключенный с одним из
командированных. Достаточно ли этого для отражения расходов на жилье в
налоговом учете? Обязаны ли мы сообщать в налоговую инспекцию о
полученных наймодателем доходах?
О.Л. Маракулина, г. Брянск
ОТВЕТ:
Для беспроблемного учета расходов на наем жилья вам
нужен не только договор, но и документы, подтверждающие оплату .
Например, обычная расписка от владельца квартиры о получении им денег.
Кстати, проверьте, какой период сдачи квартиры в
аренду указан в договоре. Естественно, он должен совпадать с периодом
нахождения работников в командировке. Учитывая, что договор оформлен с
одним работником, расходы на проживание в своем авансовом отчете должен
отразить только он и только ему вы сможете их возместить.
Что касается НДФЛ с дохода в виде арендной платы, то о
нем вы никуда сообщать не обязаны, поскольку налоговым агентом не
являетесь. Ведь договор был заключен между владельцем квартиры и вашим
работником, которому вы просто возместили расходы.
Служебная поездка надомника в другую местность - обычная командировка
ВОПРОС: Наша организация находится в Москве. Собираемся
открыть подразделение в Санкт-Петербурге. Для этого наняли работника,
который живет в Питере и занимается организационными вопросами, а после
будет назначен руководителем ОП. В трудовом договоре как место его
работы указан Санкт- Петербург. Работник периодически ездит в Москву в
головной офис. Можно ли учесть выплаты в связи с такими его поездками
как командировочные расходы?
С.Н. Минаенко, г. Москва
ОТВЕТ:
В настоящее время ваш питерский сотрудник фактически
работает как надомник . Для него поездки из места работы - города
Санкт-Петербурга - в Москву являются командировкой. Расходы на нее могут
быть учтены для целей налогообложения прибыли в обычном порядке .
Выходной в командировке - тоже выходной
ВОПРОС: Мы отправили работника в командировку на 10 дней в
Бельгию на семинар. В выходные семинар не проводился. Должны ли мы
предоставить работнику отгулы за выходные в командировке или оплатить
их? Ведь он не мог вернуться домой на это время.
Л.Г. Куренкова, г. Екатеринбург
ОТВЕТ:
Нет, не должны. Хотя работник и находился в другой
стране не по своей воле, в выходные дни свое служебное задание он не
выполнял, а отдыхал. А предоставить день отгула или оплатить день в
двойном размере нужно, если работник в выходной или нерабочий
праздничный день привлекался к выполнению своих служебных обязанностей, в
том числе в командировке . К примеру, если бы семинар проходил и в выходной.
Поездка к постоянному месту работы не может быть командировкой
ВОПРОС: Директор нашей организации проживает в г.
Санкт-Петербурге. Там у нас открыто представительство. Но в трудовом
договоре директора местом его работы указан г. Москва. И он регулярно
приезжает в Москву на 2-3 дня в неделю. При этом ему выплачиваются
суточные, оплачивается проживание и проезд. Можно ли расходы на его
поездки учесть для целей налогообложения прибыли? Облагаются ли НДФЛ и
взносами суточные и компенсация расходов на проживание и проезд
директора?
И.О. Чапкевич, г. Москва
ОТВЕТ
Если в соответствии с трудовым договором директор
"работает в Москве", то его якобы командировки в Москву выглядят
несколько странно. Направить работника в командировку можно только вне
места его постоянной работы .
И тот факт, что он на самом деле проживает в другом городе, никакой
роли не играет. Поэтому учитывать расходы на такие поездки директора при
расчете налога на прибыль нельзя. При проверке их у вас обязательно
снимут.
Аналогичная ситуация и с другими налогами: поскольку
поездки директора - не командировки, то "суточные" и компенсация
расходов являются его доходом, с которого нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. В категорию необлагаемых выплат они не попадут.
С другой стороны, формально можно признать поездки
директора из Москвы в Санкт-Петербург командировками. Тогда ваша
организация сможет учесть в расходах и стоимость проезда работника в обе
стороны, и суточные. Но вы должны будете каждый раз оформлять ему
служебные задания - фиксировать в письменной форме, что он должен
сделать в Санкт-Петербурге. Хотя такое оформление командировки наверняка
вызовет вопросы проверяющих.
Оптимальным решением в вашей ситуации будет
переоформление трудового договора с директором, чтобы постоянным местом
его работы был указан Санкт-Петербург. И тогда все его поездки в Москву
будут обычными командировками.
Еще один пункт назначения не требует оформления новой командировки
ВОПРОС: Работник отправлен в командировку с 23 июля по 3
августа в Самару. Так как служебное задание он выполнил досрочно, он
позвонил и устно согласовал с руководством, что отправится в другую
командировку с 27 по 31 июля прямо из Самары в Ульяновск. А оттуда уже
вернется домой. Означает ли это, что вторая командировка в Ульяновск
прерывает первую? И как теперь все это правильно оформить по документам?
И.С. Служинина, г. Пермь
ОТВЕТ:
Главное, чтобы все принимающие работника организации
проставили отметки о выбытии и прибытии в том командировочном
удостоверении, которое было выдано ему изначально (форма N Т-10 это
позволяет). Конечно, в этом удостоверении будет указана только одна
принимающая организация и, возможно, другая цель поездки, нежели та, с
которой он приедет во вторую принимающую компанию. Но это не проблема.
На лицевой стороне командировочного удостоверения можно просто дописать
еще одно место назначения.
О том, что работник направляется в новый пункт
назначения из первого места командирования, лучше издать отдельный
приказ. В нем же можно отметить изменение срока пребывания работника в
командировке. А по возвращении работника можно будет составить
дополнительное служебное задание по работе командированного во второй
организации, в котором он и напишет краткий отчет.
Для признания расходов на проезд достаточно бланка заказа железнодорожного билета
ВОПРОС: Работник в июне ездил в командировку, где
приобрел обратный билет на поезд в электронном виде, оплатил его со
своей личной банковской карты. Сам билет он не получал, так как прошел
электронную регистрацию на поезд. В бухгалтерию работник предоставил
распечатку бланка заказа с сайта РЖД. Можем ли мы возместить ему
стоимость обратного проезда и учесть ее в расходах?
Е.К. Подгорная, г. Курск
ОТВЕТ:
Кроме электронного билета, для подтверждения расходов
хорошо бы иметь платежный документ. Однако и косвенных подтверждений (в
частности, приказа о направлении работника в командировку и
командировочного удостоверения с отметками) достаточно для признания
стоимости электронного билета в расходах.
В будущем таких проблем не должно быть. Сегодня при
покупке билета на поезд через Интернет вместо бланка заказа формируется
сам электронный билет, который можно распечатать в любой момент, зайдя в
личный кабинет на сайте РЖД. Билет оформляется по форме, утвержденной
Минтрансом , и содержит контрольный купон. Этот купон относится к документам строгой отчетности .
Поэтому бланка электронного билета достаточно для подтверждения
расходов на проезд на поезде (хотя и недостаточно для проезда, в поезд
без посадочного талона не пустят). И никакие платежные документы точно
уже не понадобятся, что подтверждает и Минфин.
Отсутствие приказа о командировке не грозит штрафами
ВОПРОС: Существуют ли штрафные санкции за отсутствие
приказов о командировках по форме N Т-9 и Т-9а, учитывая, что служебные
задания и командировочные удостоверения у нас есть?
Т.С. Биджаева, г. Ангарск
ОТВЕТ:
Минфин и ФНС признавали эти приказы необязательными для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль .
Ведь основанием для принятия командировочных расходов к налоговому
учету являются авансовый отчет и подтверждающие документы. Поэтому
привлечь организацию к налоговой ответственности за отсутствие первички в
такой ситуации нельзя .
С другой стороны, приказ о направлении работника в
командировку поможет доказать обоснованность расходов, если работник
потеряет командировочное удостоверение или если в нем будет некому
проставить отметки о прибытии и выбытии (к примеру, командируемый
направлялся к физическому лицу). Даже если работник просто забудет
проставить отметки в удостоверении, на основании приказа и билетов можно
будет учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль.
Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2012, N 16
|