12:56

Распределение расходов на проживание в гостинице между командированными работниками

Трудовые отношения

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (иные командировочные расходы в данной схеме не рассматриваются). Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. На оплату указанных расходов выдается денежный аванс (ст. 167, абз. 3 ч. 1, ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. п. 10, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок ведения кассовых операций

Согласно введенным в действие с 01.01.2012 общим правилам выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, выдача производится кассиром по Расходным кассовым ордерам (форма N КО-2). При этом для выдачи наличных денег работнику (подотчетному лицу) под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В срок, не превышающий трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. п. 4.1, 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Кроме того, специальные нормы для случаев выдачи денежных средств на командировочные расходы установлены п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с указанным пунктом к авансовому отчету в данном случае прилагаются Командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10), оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что направление нескольких работников в служебную командировку оформляется Приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а). Работники, ознакомленные с приказом, подтверждают свое согласие подписью. Вместе с приказом работникам выдается Служебное задание для направления в командировку (унифицированная форма N Т-10а), а по возвращении из командировки работники должны заполнить в этой форме соответствующий раздел и представить отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Учет командированных работников организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого утверждена Приложением N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России N 739н).

В отношении возможности оформления передачи между работниками части подотчетной суммы заметим следующее. Пунктом 11 действовавшего до 01.01.2012 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, был установлен запрет на передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. Новый Порядок такой нормы не содержит, однако исходя из общих приведенных выше правил выдачи наличных денег каждый работник должен отчитаться за выданную ему под отчет сумму, представив документы, подтверждающие произведенные им расходы. Поскольку счет выставлен гостиницей на одного из проживавших в нем работников, данный счет будет приложен к его авансовому отчету. Следовательно, у этого работника в авансовом отчете образуется перерасход, а у второго работника в такой же сумме образуется остаток.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, включенная в стоимость проживания командированных работников в гостинице, принимается к вычету организацией на основании п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ <*>. Право на вычет возникает в том отчетном периоде, в котором утверждены авансовые отчеты работников (Письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

Бухгалтерский учет

Сумма, выданная из кассы работникам под отчет, отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (на соответствующих аналитических счетах учета расчетов с каждым из работников) и кредиту счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

На основании данных утвержденного авансового отчета задолженность по подотчетной сумме с работника списывается (Инструкция по применению Плана счетов, Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). При наличии перерасхода его сумма возмещается работнику выдачей денежных средств с отражением по дебету счета 71 и кредиту счета 50. В случае если остались не использованные работником подотчетные денежные средства, возврат их работником отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Затраты, связанные с командировками работников, в данном случае включаются в расходы по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов, поскольку командировка связана с расширением рынка сбыта (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Следовательно, сумма указанных затрат (без учета НДС) списывается со счета 71 в дебет счета 44 "Расходы на продажу". Сумма НДС, предъявленная гостиницей и подлежащая налоговому вычету, расходом не является и списывается со счета 71 в дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (п. 2 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на прибыль организаций

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу, включаются расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения (в том числе гостиничного номера). Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (абз. 2 пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей. К таким выплатам относится, в частности, возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов по найму жилого помещения (в том числе гостиничного номера).

Страховые взносы

Суммы возмещения расходов на командировки работников, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения, не облагаются страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 71:

71-к1 "Расчеты с первым командированным работником";

71-к2 "Расчеты со вторым командированным работником".

<*> В случае если работник организации пользовался услугами гостиницы (по найму жилых помещений) в период служебной командировки, налоговые вычеты по НДС предоставляются организации-работодателю на основании заполненных гостиницей в установленном порядке бланков строгой отчетности (БСО) с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС, выданных работнику и включенных им в отчет о служебной командировке. Указанные БСО регистрируются в книге покупок, но в журнале учета счетов-фактур не указываются и подлежат хранению в организации в течение четырех лет (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, пп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Напомним, что БСО должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

В.В.Гришина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению